Legalisaties

We hebben het veel over ‘legalisatie’ op deze website, maar wat is het eigenlijk? 

Het antwoord zit al in het woord: namelijk het legaal (=rechtsgeldig) maken van een document, ter gebruik in een bestemmingsland. In elk land met een functionerende overheid, zal het zo zijn dat documenten uitgegeven door de overheid zelf, rechtsgeldig zijn. In Nederland bestaan er bijvoorbeeld uitgebreide systemen waar handtekeningen van bevoegde ambtenaren in staan. Op deze manier weet het Ministerie van Buitenlandse Zaken of degene die zijn/haar handtekening heeft geplaats (van een andere overheidsinstantie), daadwerkelijk bevoegd is. Voor documenten ter gebruik in Nederland is legalisatie niet per se nodig, omdat elk document dat afgegeven is door de overheid al rechtsgeldig is. Voor gebruik in het buitenland (buiten de EU) is legalisatie wel nodig; buitenlandse mogendheden willen graag een eigen controle uitvoeren middels hun ambassade/consulaat.

Eigenlijk is legalisatie niets anders dan het controleren van handtekeningen. De Kamer van Koophandel (KvK) controleert handelsdocumenten op inhoud, en controleert vervolgens of degene die getekend heeft daadwerkelijk tekenbevoegd namens zijn/haar bedrijf. Vervolgens plaats (iemand van) de KvK zijn/haar eigen handtekening + stempel op het document. De stempel/handtekening van de KvK wordt dan gecontroleerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken, waarna zij ook een eigen stempel + handtekening plaatsen. Als laatste in deze ‘controle ketting’ zal de ambassade/het consulaat van de eindbestemming de handtekening van het ministerie controleren. De ambassade/consulaat zal dan zelf ook een stempel + handtekening plaatsen. 

Al met al een heleboel stempels en handtekening om zo’n document rechtsgeldig te maken. Hieronder staan een aantal landen die populair zijn als het gaat om handel en export. Op de desbetreffende pagina’s kunt u per land lezen wat de benodigdheden zijn en hoe de procedure in zijn werk gaat: